При работе с документами в офисе приходится сталкиваться с таблицами.
Работать с таблицами можно и в текстовом редакторе, но они не позволяют
производить расширенную сортировку, устанавливать связи между ячейками и многое
другое, необходимое при работе с числовыми табличными данными. Для этой цели
служит специальный редактор, предназначенный для работы с табличной информацией
– программа - электронная таблица.
Электронные таблицы – это программа для создания и использования документов с
автоматическим расчетом вносимых данных.
На сегодняшний день самыми мощными программами, предназначенными для работы с
электронными таблицами, являются Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc. Они
обладают множеством функций, которые окажут вам существенную помощь в
повседневной работе.
Одним из важнейших особенностей электронных таблиц является способность
связывать ячейки друг с другом с помощью формул, причем, программа позволяет
работать с разными форматами отображения чисел – денежными, целыми, датой,
временем, процентами и многими другими.
Обратите внимание на следующую особенность электронной таблицы: в ней есть
ячейки, значения которых вычисляются через значения других ячеек.
При запуске программы ЭТ открывается окно, содержащее новую рабочую книгу.
Рабочая книга - это многостраничный документ ЭТ, каждая страница которого
называется рабочим листом. В окне документа отображается активная страница. По
умолчанию книга содержит три рабочих листа с именами Лист1, Лист2 и ЛистЗ.
Пользователь может вставить в книгу дополнительные листы (максимально возможное
их количество в Excel - 255). На левом конце горизонтальной полосы прокрутки
находятся ярлычки листов и кнопки прокрутки для их просмотра.
Таблицы в программе ЭТ создаются на рабочем листе. Рабочий лист разделен на
строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. В ячейки вводится
содержимое таблицы. По умолчанию строки нумеруются, а столбцы обозначаются одной
или двумя латинскими буквами.
Каждая ячейка имеет собственный адрес, он определяется именем столбца и номером
строки, которым принадлежит ячейка. Например, ячейка в левом верхнем углу
рабочего листа с содержащимся в ней текстом «Наименование» имеет адрес А1. Хотя
создается впечатление, что часть текста переходит в ячейку В1 следующего
столбца, на самом деле весь текст расположен в ячейке А1.
Активная ячейка А1 на рисунке окружена рамкой, которая
называется рамкой активной ячейки, а заголовки столбца и строки этой ячейки
подсвечиваются. В каждый момент времени активной является только одна ячейка, и
данные можно вводить лишь в нее. Для выбора ячейки щелкните на ней кнопкой мыши,
при этом ячейка становится активной (текущей).
В ячейки рабочего листа могут быть введены данные трех типов: числа, формулы и
текст. Формулами называются инструкции, вводимые в ячейки, в соответствии с
которыми производятся вычисления. Текст - это информация, не являющаяся ни
числом, ни формулой. Текст обрабатывается как последовательность символов, даже
если он представляет собой набор цифр.
Данные могут вводиться только в активную ячейку - либо
непосредственно, либо с использованием строки формул, которая расположена под
панелью инструментов в верхней части экрана. Выберите нужную ячейку, а затем
начинайте ввод данных. В ячейке немедленно появится курсор, а вводимые символы
отобразятся как в ячейке, так и в строке формул; при этом станут доступными
кнопки управления строки формул.
Существует множество приемов создания формул. К примеру, в
рабочем листе требуется умножить цену на количество и определить стоимость
товара. Чтобы получить в ячейке С2 размер определить стоимость товара, следует
активизировать эту ячейку, ввести знак равенства, а затем — адреса ячеек A2 и
B3, соединенных знаком умножения (*). Введенная в ячейку формула должна иметь
следующий вид: = A2* B3
Ввод формулы завершается нажатием клавиши [Enter], после чего в
ячейке появляется результат вычислений. Однако фактическим содержимым ячейки
по-прежнему будет формула, которая отображается в строке формул при активизации
ячейки, а также в режиме редактирования содержимого данной ячейки.
Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в
себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые,
Дата и время и т.д.) и знаки математических: операций. Например, формула
«=А1+В2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В2, а формула
«=А1*5» — умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5. При изменении исходных
значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.
ЭТ располагает множеством специальных функций, которые можно
использовать в вычислениях. Наличие большого количества стандартных функций
позволяет не только автоматизировать процесс вычислений, но и сэкономить время.
С их помощью выполняются как простые, так и довольно сложные операции.Анализ данных с помощью диаграмм
Значение диаграмм как графической формы представления числовых данных трудно
переоценить. Они не только улучшают наглядность излагаемого материала, но и
позволяют отобразить соотношение различных значений или динамику изменения
показателей.
В зависимости от способа графического представления данных различают следующие
основные типы диаграмм: линейчатая диаграмма, гистограмма, круговая диаграмма,
график, диаграмма с областями, точечная диаграмма.Круговая диаграмма
Круговая диаграмма представляет собой круг, разбитый на несколько секторов,
каждый из которых соответствует определенному значению, входящему в суммарный
показатель. При этом сумма всех значений принимается за 100 %.
Гистограмма и линейная диаграмма
В этом случае определенным значениям соответствуют либо вертикальные столбики,
либо горизонтальные полоски различной длины.
Самый простой способ создания диаграммы состоит в использовании мастера
диаграмм.
